Holandia: Administracja samochodu w firmie

Biznes

W związku z licznymi pytaniami na temat prowadzenia administracji samochodu w firmie, chcielibyśmy Państwa poinformować o kilku ważnych zasadach i możliwościach rozliczania samochodu.

Na wstępie chcemy zaznaczyć, że nie można zarejestrować samochodu na firmę jednoosobową. Jeżeli Pan Kowalski, właściciel firmy Kowalski Klussenbedrijf chce zarejestrować auto "na firmę", to na
dowodzie rejestracyjnym będzie widniał jako właściciel Pan Kowalski.

Rozróżnienie miedzy samochodem prywatnym, a służbowym jest umowne, odbywa się w administracji firmy i różni się sposobem wykazywania samochodu w kosztach firmy. Zależnie od wybranej opcji koszta samochodu odliczamy na różne sposoby.

Przy firmie jednoosobowej najważniejsze jest, czy samochód będziemy wykorzystywać tylko do celów firmowych. Czy posiadamy drugi samochód, który będzie używany do celów prywatnych? Jeśli nie, to w praktyce samochód firmowy jest także często używany do celów prywatnych. Ponadto, przekonanie inspektora z Urzędu Podatkowego, iż nie mając drugiego samochodu (prywatnego), nie używamy samochodu firmowego do celów prywatnych jest dużo trudniejsze.

Zdarza nam się spotykać osoby niefrasobliwie podchodzące do zakazu prywatnego jeżdżenia. Przestrzegamy przed takim postępowaniem. Urząd Podatkowy posiada rozbudowane mechanizmy kontrolne.  Rozliczanie samochodu prywatnego jako koszt firmy jest dużo prostsze administracyjnie. Z fiskalnego punktu widzenia interesują nas trzy rodzaje podatków.

1. Wegenbelasting / podatek drogowy

Gdy posiadamy numer BTW i wykorzystujemy auto w minimum 10% do celów firmowych, to bez względu na to, czy decydujemy się na wykazywanie auta prywatnie lub firmowo jeżeli samochód spełnia pewne warunki ( auto dostawcze), korzystamy ze zniżki na podatku drogowym. Wariant ten jest mniej więcej o polowe tańszy.

2.  BTW / VAT

Możemy uzyskać zwrot podatku obrotowego (BTW) od kosztów związanych z samochodem. Różnica miedzy wykazywaniem samochodu prywatnie lub tylko do celów firmowych wynosi 25%. Oznacza to, że jeżeli używamy samochodu tylko i wyłącznie do celów firmowych uzyskujemy 100% zwrotu BTW. Ponieważ ustawa o BTW inaczej interpretuje podział kilometrów na prywatne i służbowe niż ustawa o podatku dochodowym, Urząd Podatkowy dopuszcza dla uproszczenia podział 75% (służbowe) / 25% (prywatne). By móc uzyskać zwrot BTW musimy być w stanie udowodnić iż de facto zapłaciliśmy za dany rachunek. Holenderski sad wypowiedział się, że w przypadku rachunków za paliwo wystarczy jeśli mamy rachunek (bon) i możemy udowodnić na podstawie wyciągu z banku ze zapłaciliśmy za ten rachunek. Warto przyjąć stalą rutynowa procedurę tak by móc udowodnić poniesione koszta.

3. Podatek dochodowy.

Koszta samochodu stanowią koszt, który możemy odliczyć od podstawy opodatkowania. Przywilej jakim jest korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych podlega natomiast opodatkowaniu. Opodatkowanie prywatnego użytkowania samochodu służbowego odbywa się według dość skomplikowanego mechanizmu zwanego "bijteling". Dla uproszczania, do naszych celów przyjmiemy, iż przy wariancie prywatnego korzystania z auta służbowego płacimy wyższy podatek dochodowy- inkomstenbelasting. Bez względu na to czy auto wykazujemy jako prywatne czy firmowe musimy rejestrować kilometry.

Jeżeli auto jest "prywatne" rejestrujemy służbowe kilometry, w celu wykazania ich jako koszt firmy. Prywatne kilometry maja w tym wypadku drugorzędne znaczenie. Przy aucie "służbowym" natomiast rejestracja kilometrów ma na celu udowodnienie, iż nie poruszamy się tym samochodem prywatnie. Wykazując samochód jako „prywatny”, teoretycznie tracimy 25% podatku BTW, jednak w skali roku dla
większości naszych klientów nie są to tak duże sumy a dzięki takiemu rozwiązaniu zachowujemy swobodę korzystania z samochodu prywatnie. Administracja związaną z samochodem jest także prostsza. Z punktu widzenia ustawy o podatku dochodowym możemy odliczać zryczałtowaną sumę €0,19 za kilometr co dla większości samochodów jest porównywalne z faktycznymi kosztami użytkowania.

Gdy decydujemy się na wykazywanie samochodu jako służbowego uzyskujemy zwrot 100% BTW z wszystkich kosztów związanych z pojazdem oraz 100% wszystkich kosztów podlega odliczeniu.

Rozwiązanie to ma na pewno zalety, gdy faktycznie nie korzystamy z samochodu służbowego do celów prywatnych, np.: posiadając dwójkę dzieci, do pracy użytkujemy 2-osobowego busa, a prywatnie posiadamy 5-osobowy samochód. Jest fizycznie niemożliwe by cala rodzina podróżowała 2-osobowym busem. Sprawa wygląda inaczej, gdy chcemy prywatnie korzystać z auta, które w naszej administracji
wykazujemy jako służbowy. Ponieważ w takiej sytuacji odliczamy wszystkie koszta auta i odzyskujemy 100% BTW, ustawodawca opodatkował prywatne używanie auta. Opodatkowanie to ma miejsce zarówno na poziomie podatku dochodowego jak i podatku BTW. Dla naszych celów przyjmijmy, ze korzyść w podatkach firmy jest w pewny stopniu równoważona w podatkach prywatnych. Takie też było założenie ustawodawcy. Jak Państwo widza, dokładne określenie który wariant jest korzystniejszy jest dość skomplikowane.

Finansowanie samochodu.

Istnieje kilka możliwości finansowania samochodu:
- samochód można kupić za gotówkę, bądź to pieniądze firmy, bądź to pieniądze prywatne ( opodatkowane)
- można także skorzystać z finansowania. Istnieją różne jego rodzaje, niektóre polegają tylko na sfinansowaniu ( kredycie) zakupu samochodu. Inne formy są swego rodzaju abonamentem na koszta samochodu. Płacimy określoną ratę leasingowa, a firma leasingowa finansuje samochód, opłaca ubezpieczenie, przeglądy itp. Różni leasingodawcy oferują nieznacznie różniące się od siebie konstrukcje pod różnymi nazwami. W ramach niektórych z nich jesteśmy właścicielami samochodu, w ramach innych nie jesteśmy, a w ramach jeszcze innych jesteśmy właścicielami, ale nie możemy sprzedać auta do czasu spłaty kredytu. Sedno leasingu tudzież kredytu jest zawsze jedno, w zamian za miesięczna opłatę korzystamy z auta w ramach mniej lub bardziej rozbudowanego pakietu. To, która opcja jest dla nas najkorzystniejsza zależy od wielu czynników, tak samo jak wybór sposobu wykazywania auta w naszej administracji firmowej (prywatne-służbowe). Często najlepszym rozwiązaniem dla małych firm jednoosobowych jest zakup samochodu na kredyt i samodzielne zarządzanie wszystkimi kosztami samochodu.

Proszę pomyśleć o możliwości naprawy auta np. w Polsce, po niższej cenie. Nie bez znaczenia jest także ubezpieczenie. Warto zastanowić się nad ubezpieczeniem od kradzieży samochodu kupionego na kredyt. Często jest to wymagane przez kredytodawce. W każdym wypadku, bez ubezpieczania możemy zostać zmuszeni do spłacania rat za auto, które zostało skradzione. Warto także pomyśleć o ubezpieczeniu narzędzi i materiałów, które znajdują się w samochodzie. Reasumując, dla większości naszych klientów, których auto jest używane jednocześnie prywatnie i służbowo często najlepszym rozwiązaniem jest wykazywanie samochodu jako auta prywatnego. Przy tej opcji rejestrujemy kilometry firmowe i deklarujemy je jako koszt firmy. Dodatkowo zyskujemy zwrot 75% BTW od kosztów związanych z samochodem.
Gdy istnieje potrzeba sfinansowania zakupu samochodu w ramach wyżej wymienionej konstrukcji, najlepszym rozwiązaniem jest kredyt przy wpłacie własnej. Taka forma kredytu jest stosunkowo łatwa do realizacji. Decydując się na kredyt z wplata własna, plus wykazywanie auta jako prywatnego zachowujemy swobodę korzystania z auta prywatnie jednoczenie korzystając z ulg podatkowych w ramach przejrzystej, łatwej do zrozumienia konstrukcji.

Zespół EU-TAX.nl

Facebook: www.facebook.com/pages/Eu-Tax