Reklama

Biznes: Obieg informacji w firmie – 5 najczęstszych błędów

Biznes

fot. shutterstock

Niektórzy analitycy biznesu porównują sieć informacyjną w przedsiębiorstwach do krwioobiegu ludzkiego organizmu. Nietrudno więc sobie wyobrazić, co się stanie, jeżeli istotne dla „życia” firmy dane będą przekazywane w wadliwy sposób. Oto najczęstsze błędy, które można spotkać w przedsiębiorstwach.

W obecnych czasach informacja jest jednym z podstawowych dóbr ekonomicznych i jednym ze źródeł kreowania przewagi konkurencyjnej. Dlatego tak ważne jest, by firmowy system przekazywania informacji działał sprawnie i bezpiecznie. Niejednokrotnie bowiem wady w firmowym obiegu informacji są przyczyną obniżonej wydajności pracowników, co przekłada się na niższe zyski przedsiębiorstwa. W niektórych sytuacjach, jeżeli firma opiera swoją działalność na transferze informacji, błędy w tym zakresie mogą być również istotnym czynnikiem kryzysogennym.

1. W natłoku informacji

Jednym z błędów, z którym często można spotkać się w organizacjach, jest brak odpowiedniej filtracji dokumentów i informacji trafiających do poszczególnych pracowników. Takie działanie ma szereg negatywnych konsekwencji. Po pierwsze, pracownik musi poświęcić więcej czasu i energii na posortowanie informacji oraz wybranie z nich tych, które dotyczą jego stanowiska. Po drugie, w dużym natłoku wiadomości wzrasta prawdopodobieństwo przypadkowego pominięcia istotnego komunikatu. Olbrzymia ilość informacji na raz może też spowodować, że po jakimś czasie trudno będzie „dokopać się” do konkretnej, być może kluczowej, wiadomości – Pomimo rosnącego zainteresowania digitalizacją firmowej korespondencji, w przedsiębiorstwach cały czas większość informacji i dokumentów przekazywana jest w formie papierowej. Nieodpowiednie zarządzanie obiegiem informacji jest jednym z powodów, przez które w polskich przedsiębiorstwach wydatki na druk wynoszą nawet 8 proc. obrotu firmy, podczas gdy na świecie jest to 3 – 5 proc. – mówi Łukasz Laskowski, prezes Ediko, firmy specjalizującej się w temacie zarządzania informacją w biznesie.

2. Tam i z powrotem

Dużym problemem dla przedsiębiorstwa może stać się też brak tzw. feedbacku, czyli informacji zwrotnej od pracowników na otrzymaną wiadomość. Powodem tego może być kultura organizacyjna, która nie zachęca podwładnych do udziału w komunikacji wewnętrznej firmy. Jest to poważny błąd, ponieważ w takiej sytuacji nadawca nie otrzymuje wielu ważnych informacji, m.in. o tym, czy jego komunikat jest jasny i zrozumiały oraz czy pracownik nie będzie miał w stosunku do niego obiekcji.  Przyzwyczajenie do jednostronnej komunikacji będzie stanowiło poważny problem np. w czasie kryzysu w przedsiębiorstwie, podczas którego istotne będzie wysyłanie do pracowników przejrzystych i zrozumiałych informacji o działaniach i aktualnym stanie firmy. Jest to szczególnie ważne w dzisiejszych czasach, kiedy, dzięki mocy portali społecznościowych, szeregowy pracownik ma niekiedy większą siłę przebicia niż cały zastęp rzeczników prasowych. Dlatego też należy być pewnym, że pracownicy są dobrze poinformowani i nie rozpowszechniają nieświadomie błędnych informacji.

3. Pracownicy spuszczeni w kanał… komunikacyjny

Czasem zdarza się tak, że z niewiadomego dla podwładnych powodu, firma jest bardzo przywiązana tylko do jednej formy komunikacji i tyko za jej pośrednictwem porozumiewa się z pracownikami. Nie jest to właściwe podejście. Dywersyfikowanie informacji na różne kanały komunikacyjne pozwala nie tylko łatwiej przypisać im odpowiedni poziom istotności, ale też dotrzeć z pilną informacją w odpowiednim czasie – Współczesne przedsiębiorstwo dysponuje olbrzymimi możliwościami, jeżeli chodzi o kreowanie ścieżek obiegu informacji. Ważne jest, by dostosować liczbę i rodzaj wykorzystywanych kanałów komunikacyjnych do zaistniałych potrzeb. Sytuacją niewłaściwą jest, gdy pracownik dowiaduje się o kluczowych dla działania przedsiębiorstwa informacjach z firmowego newslettera z tygodniowym opóźnieniem – mówi Łukasz Laskowski. Odpowiedni dobór narzędzi znacznie podnosi nie tylko skuteczność komunikacji, ale i pośrednio wpływa na takie aspekty jak motywacja pracownika i jego zaangażowanie w życie firmy.

4. Bezpieczeństwo? Jakie bezpieczeństwo?

Istotnym wyborem przy tworzeniu firmowej sieci przesyłu informacji jest uwzględnienie, jaką role będzie w niej odgrywał firmowy system IT. Chodzi tu o te urządzenia, które samoistnie łączą się z globalną siecią tworząc tzw. Internet Rzeczy (ang. Internet of Things – IoT). Coraz częściej powierza im się zadania monitoringu i kontroli nad procesami w firmie – od nadzoru maszyn ciężkiego przemysłu po audyt firmowych drukarek. Podstawowym błędem jest tutaj brak zabezpieczenia tych danych lub wręcz wysyłanie je poza obręb firmy, np. na sieciową chmurę. Nie jest to rozwiązanie gwarantujące najwyższy poziom zabezpieczeń, co przyznają sami przedsiębiorcy, którzy w „Vormetric Insider Threat Report 2015” wybrali chmurę najmniej bezpiecznym modelem zarządzania firmowymi danymi. Pomimo tego, tylko niewielu z nich wie, że istnieją urządzenia IoT działające wewnątrz firmowej sieci WAN/LAN, które, przetwarzając dane tylko w obrębie zabezpieczonej struktury informatycznej, znacznie zmniejszają ryzyko wycieku lub włamania.

5. Firmowy „głuchy telefon”

Problem ten występuje szczególnie w dużych przedsiębiorstwach, w których zauważalne jest sztywne przywiązanie do firmowego drzewka hierarchii. W tym systemie przełożony komunikuje się tylko i wyłącznie ze swoim bezpośrednim podwładnym, co sprawia, że zanim wiadomość dotrze od zarządu do szeregowych pracowników, musi pokonać wszystkie firmowe szczeble. Znacznie wydłuża to czas komunikacji, a treść takiej informacji bardzo często jest na samym końcu mocno zniekształcona w stosunku do oryginału.

Obieg informacji w przedsiębiorstwie będzie kluczową kwestią tak długo, jak długo gromadzenie i analiza danych będzie stanowić o „być, albo nie być” w biznesie. Obecnie wszystko wskazuje na to, że rola efektywnego zarządzania informacjami w firmie w najbliższych latach będzie coraz większa, dlatego umiejętności z tego zakresu powinny wchodzić w kompetencje każdego przedsiębiorcy.


11.02.2017 ARC/2/BIZ

Dodaj komentarz

Kod antysapmowy
Odśwież

Najnowsze komentarze

Wiadomości

Warsztaty z ekspresji głosu - Haga, prowincja Zuid

News image

POLKA zaprasza na kolejne zajęcia z ekspresji głosu. Jabber (czyt. Dżaber) to prehistoryczna mowa, k...

Co-gdzie-kiedy | Poniedziałek, 11 Listopad 2019

Read more

Życie w Holandii

News image

ŻYCIE W HOLANDII: Europass CV (Życiorys-Europass)

Często klucz do sukcesu w znalezieniu nowej pracy leży w odpowiednio napisanym CV, gdyż jest to pier...

News image

Wklejka do paszportu z IND – potrzebna czy wystarczy meldunek w gminie?

Jak to jest: kto w Holandii planuje zostać na dłużej powinien nie tylko zameldować się w gminie, ale...

Więcej w: Życie w Holandii

Atrakcje turystyczne

News image

Noord-Holland, Alkmaar - stolica serów, Alkmaarse Kaasmarkt

Jeśli Holandia jest krajem sera, Alkmaar z pewnością można uznać za jego stolicą. Kraj zasłynął z pr...

News image

Białe miasteczko Thorn

Thorn było dawniej niewielką osadą prowadzoną przez opactwo i klasztor oraz 20 szlachetnie urodzonyc...

Więcej w: Atrakcje turystyczne

Muzea

News image

Utrecht, Utrecht - Muzeum i obserwatorium w Sonnenborgh

Sonnenborgh zaprasza na wyprawę w kosmos zarówno najmłodszych jak i dorosłych odwiedzających. Obserw...

News image

Frans Hals Museum w Haarlemie (Noord-Holland). Zobacz arcydzieła geniusza portretu!

Mieszkający w Haarlemie Frans Hals był obok Rembrandta, Vermeera i Steena jednym z najwybitniejszych...

Więcej w: Muzea